Guide d’utilisation de la création d’un compte à la validation d’un bordereau de suivi de fluides frigorigènes
2 www.lagff.com 5 ÉTAPES POUR COMPRENDRE ! Trackdéchets, c’est quoi ? 3 Création un compte 4 Créer un établissement 5 Création d’un bordereau de suivi FF 8 Publier et valider le bordereau de suivi FF 12 Annexe : les numéros de Siret des agences GFF 14 SOMMAIRE
3 Trackdéchets est une plateforme numérique gratuite, développée par le Ministère de la Transition Ecologique. C’est un outil de traçabilité dématérialisée des déchets dangereux. Il a vocation à simplifier le suivi au quotidien. Trackdéchets est une plateforme sur laquelle tous les acteurs concernés par la traçabilité doivent être inscrits. Trackdéchets est uniquement une application web, il n’existe pas d’application mobile. Les avantages de Trackdéchets par rapport aux précédentes solutions de suivi des déchets : - Trackdéchets limite les erreurs de saisie «humaines» sur le BSD (bordereau de suivi des déchets). - Trackdéchets fonctionne comme une interface centrale à laquelle tous les acteurs de votre chaîne peuvent se brancher : il permet de synchroniser les actions et le partage d’information entre le client et ses prestataires à travers leurs outils propres. Ceci permet un suivi des déchets en temps réel. - Trackdéchets permet une signature dématérialisée très simple à utiliser L’application web de Trackdéchets Pour toute autre question, rendez-vous sur la page FAQ de Trackdéchets ! TRACKDÉCHETS, C’EST QUOI ?
4 www.lagff.com CRÉATION UN COMPTE Pour créer votre compte Trackdéchets, rendez-vous sur l’application web. Cliquez sur le bouton «Créer un compte» (situé en haut à droite de l’écran), ce qui vous permettra d’arriver sur la page de création de compte. Il vous suffit ensuite de rentrer votre adresse email (générique) et de choisir un mot de passe. Saisissez une adresse mail générique et non pas une adresse mail personnelle pour que vos collaborateurs soient en mesure d’accéder aux BSD en cas d’absence. Choisissez un mot de passe. Il doit être sécurisé et : - contenir 10 caractères minimum - avoir une compléxité suffisante Important : l’adresse e-mail indiquée doit être celle d’une personne habilitée pour renseigner les informations dans Trackdéchets. Une fois votre compte créé, vous allez recevoir un email de confirmation pour activer votre compte. Rendez-vous dans votre boîte email pour activer votre compte et ainsi passer aux étapes suivantes.
5 CRÉER UN ÉTABLISSEMENT Une fois votre compte créé (et activé via le lien reçu par email) et pour commencer à utiliser la plateforme, vous devez rattacher votre compte à un ou plusieurs établissement(s) et vous inscrire en tant que transporteur et producteur de déchets. Connectez-vous sur votre compte Trackdéchets et cliquez sur l’onglet «Mon compte» (en haut à droite de l’écran). Cliquez ensuite sur l’onglet «Établissements» puis sur «Créer un établissement». La gestion des déchets fait partie de votre activité. Cliquez alors sur le bouton «Créer votre établissement».
6 www.lagff.com Renseignez votre numéro de SIRET puis cliquez sur «Valider». Renseignez le nom usuel de votre établissement. Les autres informations de la page sont complétées automatiquement, vérifiez-les puis cochez le profil de votre établissement, c’est-à-dire «Producteur de déchets» et «Transporteur». Cochez ensuite «Je certifie disposer du pouvoir pour créer un compte au nom de mon entreprise». Enfin, cliquez sur le bouton «Créer».
7 Vous avez la possibilité de créer plusieurs établissements avec un même compte Vous avez également la possibilité de donnez accès aux différents collaborateurs de l’établissement : - Compte collaborateur : permet de saisir et valider les bordereaux de suivi de fluide frigorigène (BSFF) mais ne pourra pas modifier les informations de l’établissement et du compte - Compte administrateur : permet saisir, valider les BSFF et modifier les informations du ou des établissements et du compte. Il est donc intéressant de créer des accès « collaborateurs » à tous les collaborateurs qui seront amenés à saisir des BSFF. Il est en revanche préférable de limiter les accès « administrateurs ». Pour donner accès à un collaborateur, rendez vous dans «Etablissements» puis «membres». Saisissez ensuite l’adresse email du collaborateur, choisissez «collaborateur» ou « administrateur». Cliquez sur sur le bouton «Inviter». Le collaborateur recevra un email pour valider son inscription. Astuce : Pour gagner du temps lors de la saisie des BSFF, vous pouvez renseigner les coordonnées du contact Trackdéchets dans le menu établissement onglet «Contact». Ainsi lors de la saisie de votre BSFF, ces informations seront renseignées de manière automatique.
8 www.lagff.com Suite à une intervention, vous récupérez une certaine quantité de fluide frigorigène. Vous avez complété votre fiche d’intervention au format papier, il faut maintenant compléter le bordereau de suivi de fluides frigorigènes (BSFF) sur Trackdéchets. Tout d’abord, connectez-vous à votre compte et cliquez sur «Mon espace». Cliquez sur «Créer un bordereau», puis «Bordereau de suivi FF» dans le menu déroulant. Dans le menu, les différentes étapes du suivi du déchet sont indiquées. Elles correspondent au cheminement physique du contenant. Type de BSFF Sélectionnez la première possibilité puis cliquez «Suivant». CRÉER UN BORDEREAU DE SUIVI FF
9 Émetteur du déchet Sélectionnez votre établissement. Il apparaîtra automatiquement si vous n’avez qu’un seul établissement. Si vous avez plusieurs établissements, renseignez votre numéro de SIRET et votre établissement apparaîtra. Dans tous les menus déroulants du site, ce logo indique que cet établissement est bien inscrit sur Trackdéchets. Renseignez les informations sur la personne à contacter. Ces champs se remplissent automatiquement si vous les avez renseignés dans l’onglet Contact. A ce stade, vous pouvez saisir une fiche d’intervention (cette étape est facultative : cela ne remplace pas la fiche d’intervention papier qui reste obligatoire). La fiche d’intervention permet au client final de suivre le cycle de traitement des déchets (s’il est inscrit sur Trackdéchets). Vous pouvez saisir plusieurs fiches d’intervention si vous avez récupéré du fluide sur des sites différents dans le même contenant. Pour compléter la fiche d’intervention sur Trackdéchets, vous devez simplement reporter certaines informations de la fiche d’intervention papier. Si le détenteur de l’équipement est un professionnel, il faudra l’identifier avec son SIRET. Si c’est un particulier, ce sera avec son nom, son prénom et son adresse. Cliquer sur «Ajouter» pour ajouter la ficher d’intervention puis sur «Suivant».
10 www.lagff.com Détail du déchet Vous devez sélectionner le code déchet et spécifier la dénominiation usuelle du déchet (R410A, R134a...). La case «Mention ADR» n’est pas à modifier. Pour le code déchet, vous devez renseigner : - Pour HFC non inflammable : - Pour fluide A2L (R32, R1234ze, R1234yf, R455A...) Il est primordial de renseigner correctement le numéro de bouteille. En cas d’incohérence entre le numéro renseigné dans Trackdéchets et le numéro figurant physiquement sur la bouteille, celle-ci ne sera pas acceptée dans votre agence GFF. Vous pouvez renseigner plusieurs contenants sur un même BSFF. La quantité totale est calculée automatiquement en faisant la somme des contenants. La somme des contenants pour lesquels vous avez renseigné une fiche d’intervention est égalemet indiqué. Laissez systématiquement cochée la case Vous devez renseigner les informations concernant le contenant (une bouteille de récupération dans la majorité des cas). Spécifiez le type de contenant, le numéro du contenant, le volume et la masse de fluide présent dans le contenant. Identification du numéro du code barre du contenant
11 Sélectionnez votre agence GFF : dans la barre de recherche tapez le numéro de Siret (voir pages 14 et 15), ou nom de l’établissement Générale Frigorifique et de son département (en tapant GFF vous ne trouverez pas votre agence). Veuillez à sélectionner l’agence GFF dans laquelle vous allez déposer physiquement la (ou les) contenant(s). Seule l’agence renseignée dans Trackdéchets pourra valider la réception physique du (ou des) contenant(s). Les informations de contact (nom, mail et téléphone) se remplissent automatiquement. Sélectionnez le type d’opération, dans votre cas, sélectionnez «R12» : Cliquez sur «Créer». C’est bon, votre BSFF est créé ! Transporteur du déchet 2 possibilités : • Vous transportez vous-même le fluide depuis le site de production vers l’agence GFF. Votre établissement est donc opérateur et transporteur : sélectionnez votre établissement en tapant son SIRET. • Un transporteur indépendant de votre établissement transporte le fluide depuis le site de production vers votre agence GFF : sélectionnez le transporteur grâce à son SIRET. Vous ne pourrez pas sélectionner votre établissement comme transporteur si vous n’avez pas sélectionné la case «transporteur» dans «Mon compte - Établissement - Information - Profil de l’entreprise». Vous pouvez le modifier à tout moment avec un accès «Administrateur». Si la quantité de fluide est inférieure à 100kg, vous n’avez pas besoin de récépissé. Cochez la case correspondante. Renseignez l’immatriculation du véhicule (facultatif). Destination du déchet
12 www.lagff.com Vous retrouverez votre BSFF dans l’onglet «Brouillon». PUBLIER ET VALIDER LE BORDEREAU DE SUIVI FF Vous retrouverez alors le BSFF dans l’onglet «Pour action» pour signature. Une fois signé, le BSFF ne peut plus être modifié. Cliquez sur «Signer». Cliquez sur la case «Publier le bordereau». Une fenêtre va s’ouvrir : cliquez de nouveau sur «Publier le bordereau». Cliquez sur «Signature émetteur». La fenêtre suivante va s’ouvrir :
13 Vous pouvez suivre l’évolution de votre BSFF dans l’onglet «Suivi». Dans la partie «Transport», vous devez ensuite signer l’enlèvement des contenants. Allez dans l’onglet «A collecter», puis cliquez sur «Signer l’enlèvement». La fenêtre ci-dessous va apparaître. Complétez les champs et «Signer l’enlèvement». Votre BSFF est désormais complété. Vous pouvez donc ramener le (ou les) contenant(s) dans votre agence GFF qui pourra signer la réception sur Trackdéchets en même temps que la réception physique des contenants (sous réserve que les informations renseignées et notamment le n° de bouteille soient exactes).
14 www.lagff.com LES AGENCES GFF Agence Etablissement N° Siret Dept. Tél. e-mail FRANCE MÉTROPOLITAIRE GFF AJACCIO GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00684 20 04 95 78 50 25 gff.ajaccio@lagff.com GFF ANTIBES GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00395 06 04 93 00 08 99 gff.antibes@lagff.com GFF AVIGNON GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00767 84 04 90 16 72 72 gff.avignon@lagff.com GFF BASTIA GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00478 20 04 95 55 10 37 gff.bastia@lagff.com GFF BAYONNE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00700 64 05 59 58 31 10 gff.bayonne@lagff.com GFF BEZIERS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00577 34 04 67 76 14 22 gff.beziers@lagff.com GFF BORDEAUX GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00130 33 05 56 07 38 54 gff.bordeaux@lagff.com GFF BOULOGNE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00510 62 03 91 90 05 95 gff.boulogne-sur-mer@lagff.com GFF CAEN GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00163 14 02 31 83 15 00 gff.caen@lagff.com GFF CHAMBERY GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00825 73 04 56 29 80 93 gff.chambery@lagff.com GFF CHILLY MAZARIN GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00502 91 01 64 53 24 90 gff.chilly-mazarin@lagff.com GFF CLERMONT-FERRAND GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00759 63 04 15 81 00 51 gff.clermont-ferrand@lagff.com GFF DIJON GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00585 21 03 80 52 91 52 gff.dijon@lagff.com GFF FREJUS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00692 83 04 83 09 83 25 gff.frejus@lagff.com GFF GRENOBLE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00437 38 04 76 50 44 90 gff.grenoble@lagff.com GFF LILLE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00072 59 03 20 90 46 36 gff.lille@lagff.com GFF LIMOGES GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00379 87 05 55 37 98 38 gff.limoges@lagff.com GFF LORIENT GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00817 56 02 22 21 21 59 gff.lorient@lagff.com GFF LYON NORD GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00593 69 04 72 90 81 30 gff.lyon@lagff.com GFF LYON SUD GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00601 69 04 37 25 37 05 gff.lyonsud@lagff.com GFF MARSEILLE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00718 13 04 13 43 90 60 gff.marseille@lagff.com GFF METZ GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00569 57 03 87 38 12 18 gff.metz@lagff.com GFF MONTPELLIER GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00536 34 04 67 64 30 51 gff.montpellier@lagff.com GFF MULHOUSE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00155 68 03 89 61 72 12 gff.mulhouse@lagff.com GFF NANCY GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00460 54 03 83 26 16 96 gff.nancy@lagff.com
15 Agence Etablissement N° Siret Dept. Tél. e-mail GFF NANTERRE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00668 92 01 56 83 89 55 gff.nanterre@lagff.com GFF NANTES NORD GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00783 44 02 40 63 36 36 gff.nantes@lagff.com GFF NANTES SUD GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00726 44 02 55 58 01 40 gff.nantes-sud@lagff.com GFF NEUILLY-SUR-MARNE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00809 93 01 49 20 39 39 gff.neuilly-sur-marne@lagff.com GFF NICE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00775 06 04 93 86 88 24 gff.nice@lagff.com GFF ORLEANS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00742 45 02 18 69 63 12 gff.orleans@lagff.com GFF PERPIGNAN GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00528 66 04 68 80 14 35 gff.perpignan@lagff.com GFF QUIMPER GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00361 29 02 98 52 89 09 gff.quimper@lagff.com GFF REIMS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00429 51 03 26 36 99 40 gff.reims@lagff.com GFF RENNES GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00304 35 02 99 59 10 70 gff.rennes@lagff.com GFF ROUEN GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00387 76 02 32 08 48 60 gff.rouen@lagff.com GFF SAINT DENIS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00452 93 01 49 20 39 39 gff.saint-denis@lagff.com GFF STRASBOURG GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00205 67 03 88 18 40 80 gff.strasbourg@lagff.com GFF SUCY-EN-BRIE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00791 94 01 49 20 39 39 gff.sucy-en-brie@lagff.com GFF TOULOUSE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00486 31 05 61 48 81 03 gff.toulouse@lagff.com GFF TOURS GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00270 37 02 47 44 45 50 gff.tours@lagff.com GFF TRAPPES GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00148 78 01 30 51 29 97 gff.trappes@lagff.com GFF VALENCE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00627 26 04 75 83 12 53 gff.valence@lagff.com DROM GFF LE PORT GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00635 97 02 62 43 19 66 gff.leport@lagff.com GFF SAINTE-MARIE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00643 97 02 62 56 65 91 gff.sainte-marie@lagff.com GFF SAINT-PIERRE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00676 97 02 62 54 61 85 gff.saint-pierre@lagff.com GFF MARTINIQUE GENERALE FRIGORIFIQUE 552 130 296 00734 97 05 96 79 24 40 gff.caraibes@lagff.com
Générale Frigorifique France S.A.S. 12, rue des Frères Lumière • CS20013 • 69720 Saint Bonnet de Mure Tél. +33 (0)4 72 48 30 00 • Fax : +33 (0)4 72 48 30 50 www.lagff.com Document proposé par en partenariat avec
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